Privacy statement voor mystery shoppers

Excap neemt jouw privacy zeer serieus

Excap neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met mysteryshoppers@excap.be.

Hoe gebruikt excap jouw gegevens?
Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor excap persoonsgegevens over jou verwerkt:

• Sollicitatie: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum overige gegevens om te matchen aan opdrachten (het zo geheten matchingformulier waarbij niet alle vragen verplicht zijn, wel je motivatie en ervaring met mystery shoppen en een geheimhoudingsverklaring). We hebben deze gegevens nodig om je uiteindelijk als mystery shopper te kunnen inzetten. Wanneer je niet door het sollicitatieproces komt, bewaren we de gegevens 1 jaar in ons systeem. Bij een eventuele nieuwe sollicitatie hoef je dan de online test niet nogmaals te doorlopen. Op verzoek kunnen we de gegevens eerder verwijderen. Dit verzoek kan verzonden worden naar info@excap.be met in de titel ‘verzoek tot verwijdering gegevens’.

• Mystery shoppen voor excap: Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, bank en IBAN: deze gegevens zijn nodig om je in te zetten als mystery shopper en om vergoedingen voor de opdrachten uit te betalen. Naam, e-mailadres en user ID blijft ons systeem gekoppeld aan uitgevoerde opdracht voor eventuele latere voortzetting samenwerking. Financiële gegevens 7 jaar (dit is de termijn voor de Belastingdienst). Overige gegevens worden minimaal 1 maand na uitschrijving verwijderd.

• Verzending nieuwsbrief en aanbieding en communicatie over opdrachten: we gebruiken je e-mailadres om je nieuwsbrieven te verzenden, hiervoor kun je je uitschrijven door onderaan de nieuwsbrief op ‘uitschrijven' te klikken. Schrijf je je uit als mystery shopper dan word je automatisch voor de nieuwsbrief uitgeschreven. Je ontvangt e-mail vanuit ons rapportagesysteem met openstaande opdrachten. Hiervoor kun je je afmelden door in je profiel naar het tabblad ‘meldingen’ te gaan en deze op ‘nee’ te zetten. Je ontvang e-mails van onze projectmedewerkers voor het communiceren over opdrachten.

• Rapportagesysteem Shopmetrics: wanneer je als mystery shopper voor ons aan de slag gaat dan krijg je een account in Shopmetrics. Dit is voor het inzien van openstaande opdrachten, accepteren van opdrachten en het rapporteren van opdrachten. Wanneer je je uitschrijft als mystery shopper dan worden je persoonsgegevens gewist, alleen je voornaam, achternaam en e-mailadres blijven in het systeem staan om de koppeling met je opdrachten te bewaren voor wanneer je in de toekomst nog als mystery shopper voor ons aan de slag gaat. Na de termijn die voor de belastingdienst nodig is, van 7 jaar, worden ook deze gegevens verwijderd.


Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Excap heeft gegevens over jou in bezit, omdat jij die gegevens aan ons verstrekt hebt tijdens sollicitatie of tijdens de periode dat je ingeschreven staat als mystery shopper.

Wat zijn jouw rechten?
Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage
Je kunt je eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen in je account.

Wijzigen
Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens dan kun je deze altijd zelf in je account veranderen. Je kunt verzoeken dat excap je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult of verwijdert.

Beperken van de verwerking
Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om excap te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.

Recht van bezwaar
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van excap of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van excap te verkrijgen. Excap zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat excap je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door excap
Een verzoek kan verstuurd worden naar mysteryshoppers@excap.be. Excap zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat excap een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien excap je verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Ontvangers van de persoonsgegevens
Het kan zijn dat excap verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De versiedatum staat onderaan vermeld.

Vragen?
Mocht je vragen over de verwerking van persoonsgegevens hebben dan kun je ons bereiken op +32 3 303 7093, indien je een klacht wilt indienen omtrent ons privacy beleid dat kun je je wenden tot: de heer Yves Van Dorsselaer (Managing Director)

 

Laatste versie: 18-05-2018

FAQ

  • Welke vergoeding staat er tegenover het uitvoeren van een opdracht?

    Als mystery shopper word je per opdracht betaald, niet per uur. De vergoedingen voor het uitvoeren van een mystery shop zijn afhankelijk van het type opdracht. De vergoedingen worden bruto uitbetaald en zijn inclusief eventuele reis- en overige kosten. Het is daarom voor jezelf het prettigst om opdrachten in de buurt van je eigen woonplaats uit te voeren of de opdracht te combineren met een privébezoek aan de betreffende plaats.

  • Hoe vaak krijg ik een opdracht?

    Hoe vaak je een opdracht uit kunt voeren is afhankelijk van de opdrachten die we op dat moment in jouw regio hebben en het aantal mystery shoppers dat daarvoor ingezet wordt. Het kan zijn dat je maar eens per half jaar gevraagd wordt bijvoorbeeld, maar het kan ook zijn dat we meerdere malen achter elkaar iets hebben. Mystery shoppen heeft in elk geval een incidenteel karakter en kan niet gezien worden als een volledige bijbaan.

  • Hoe word ik uitgenodigd voor opdrachten?

    Doorgaans verneem je per e-mail het bericht dat er een opdracht voor je is. Vervolgens ben je vrij om deze al dan niet te accepteren. Dit kan een ‘persoonlijke’ of een automatische e-mail uit onze software zijn. Het kan ook voorkomen dat je telefonisch wordt benaderd door ons voor een opdracht. Daarnaast kun je zelf op je persoonlijke homepagina inzien of er opdrachten beschikbaar zijn in jouw regio en deze accepteren.

  • Wanneer kan ik mijn vergoeding verwachten?

    De door jou uitgevoerde opdracht gaat een week nadat wij je ingevulde vragenlijst verwerkt hebben met de verloning mee. Aan het eind van die week zul je de vergoeding dan ook ontvangen. Doorgaans zal dit binnen een maand na uitvoering van de opdracht zijn. Het kan zijn dat je meerdere opdrachten in dezelfde week of op dezelfde dag uitvoert, maar dat je de vergoedingen op verschillende momenten zult ontvangen.

  • Kan ik excap zien als een werkgever?

    Nee, tussen excap en jou bestaat geen werkgever-werknemerverhouding. Dit betekent dat excap jou de vergoedingen bruto uitbetaalt en dat je zelf verantwoordelijk bent voor de opname van de vergoedingen in je aangifte personenbelasting/vennootschapsbelasting.

  • Hoe geef ik mijn vergoedingen op bij de Belastingdienst?

    Indien je een totale vergoeding van meer dan €125 per kalenderjaar hebt ontvangen, moet excap één keer per jaar dit totaalbedrag doorgeven aan de Belastingdienst. Als mystery shopper krijg je hiervan geen overzicht, dit dien je dus zelf bij te houden.

  • Kan ik bij mijn belastingaangifte kosten in aftrek brengen?

    Normaliter zal de Belastingdienst je een uitnodiging toezenden tot het doen van een aangifte inkomstenbelasting. In deze aangifte kun je de eventuele kosten (bijvoorbeeld gereden kilometers) die je hebt gemaakt in aftrek brengen, met inachtneming van fiscale wet- en regelgeving. Belangrijk aspect is dat je op verzoek van de Belastingdienst moet kunnen aantonen dat je in aftrek gebrachte kosten ook echt gemaakt hebt. Bewaar (kopieën van) bijvoorbeeld parkeerbonnetjes dus goed!

  • Krijg ik van excap een jaaroverzicht?

    Nee. Excap moet één keer per jaar het totaalbedrag van de aan jou uitbetaalde vergoedingen doorgeven aan de Belastingdienst. Als mystery shopper krijg je hiervan geen overzicht, dit dien je dus zelf bij te houden.

  • Hoe kan ik mij aanmelden?

    Je kunt je aanmelden door onze online test uit te voeren en je gegevens achter te laten. In de online test volg je mystery shopper Heleen tijdens een mystery shop. Zowel Heleen als de medewerker spelen een rol. Tussentijds worden een 14-tal vragen gesteld, je kunt je tijd nemen voor de vragen omdat er geen tijdslimiet aan verbonden is. Om de test voldoende af te ronden mag je maximaal drie verkeerde antwoorden geven. Het herbekijken van fragmenten is niet mogelijk, dus wees direct alert. De opdrachtinformatie, die je tijdens de test rechtsboven kunt aanklikken, kun je wel tussentijds blijven raadplegen. De test werkt ook op je telefoon, maar het is aan te raden een tablet, laptop of pc te gebruiken. Succes!

  • Zijn mijn persoonlijke gegevens wel veilig?

    Jouw profielpagina is beveiligd, wat inhoudt dat alleen jijzelf en excap toegang tot deze informatie hebben. Vanzelfsprekend zal deze informatie niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Excap gebruikt deze informatie dan ook alleen om mystery shoppers te selecteren die passen bij de opdracht.

  • Staat het antwoord op je vraag er niet tussen?

    Neem dan contact met ons op. Stuur een e-mail naar mysteryshoppers@excap.be of bel ons op telefoonnummer+32 3 303 70 93 (alleen op werkdagen tussen 8.30 - 17.30 uur).